CONSOLIDACION DE DATOS

Consolidar datos

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas 3D

Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D

Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.
Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.
Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.

Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar. Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoría

Configure los datos que va a consolidar.

¿Cómo?

1. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
2. Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
   • Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
3. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
4. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
5. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
8. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Nota  Otras formas de consolidar datos incluyen la creación de un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación.

REFLEXION

"La consolidacion de datos, nos ayuda pues se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

Excel aparte de darnos la opcion de lograr relacionar datos de diferentes hojas de calculo nos proporciona la opcion de poder obtener diversos resultados  de ellos de manera de la que podemos utilizar formulas que nos arrojen un resultado como lo son la suma, promedio, maximo, minimo, etc..."

 

SUBTOTALES

Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

• Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
• Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
• Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

Nivel	Descripción
1	Total general
2	Subtotales de cada grupo
3	Filas de la hoja de cálculo

En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

1. Seleccione las filas que desea agrupar.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.

Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Quitar un grupo

1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.

 Sugerencia   Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción SubtotalesDatos y, después, en Quitar todos. del menú

REFLEXION

"La herramienta de subtotales es de gran ayuda cuando estamos trabajando con  muchos datos y buscamos muchos resultados. En muchas ocasiones los datos que insertamos tienen diversas relaciones entre ellos y lo que nosotros buscamos es obtener un resultado de cada concepto en comun, la herramienta de subtotales nos da la opcion de subdividir el rango de nuestro documento en subrangos de los que se obtendran resultados segun sea lo que buscamos ..."



TABLAS DINAMICAS

¿QUE ES?
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...


¿CUANDO SE USA UNA TABLA DINAMICA?

Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

• Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.

• Preparar datos para su representación gráfica : Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para este propósito.
• Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.
• Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir.

• Lista o base de datos: Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinámica.
• Botones de campo para reordenar los datos : Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

• Tabla dinámica resultante: Para crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas y gráficos dinámicos como guía para la búsqueda y organización de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos.
• Datos Resumidos: La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique, como  SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

• Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
• Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.
• Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
• Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).
• Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos.  En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.
• Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos.
• Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.  

PRACTICA:


Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

APRENDAMOS A CREAR

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).
• Si el informe se basa en una consulta Web (consulta web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.), una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexión de datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y, a continuación, haga clic en una celda en la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de Microsoft Excel que contenga los datos recuperados.

Si los datos recuperados provienen de una base de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) o la conexión de datos de Office devuelve los datos como un informe de tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más abajo.

• Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si desea diseñar el informe en pantalla o en el asistente.

Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene que establecer campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) para recuperar los datos página a página. Si no está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente.

6. Siga uno de estos procedimientos:

Diseñar el informe en pantalla

1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con datos que desea mostrar en filas hasta el área de colocación con el rótulo: Coloque campos de fila aquí.

Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los contornos de las áreas de colocación de la tabla dinámica y asegúrese de que Mostrar lista de campos está presionado.

Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos con niveles, haga clic en el junto al campo.

2. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al área de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área con el rótulo: Coloque datos aquí.

Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o el .

Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.

4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con el rótulo: Coloque campos de página aquí.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.

Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en una celda situada fuera del informe de tabla dinámica.

 Nota   Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic en Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla dinámica para desactivar la presentación inicial de datos. Si la recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y diseñe el informe en el asistente.

Diseñar el informe en el asistente

REFLEXION

"Las tablas dinamicas son la mejor herramienta para ordenar la informacion pues es el programa quien organiza la informacion tomando en cuenta los requerimientos que queremos pues esto es parte de la personalizacion  que nosotros le daremos. Esta opcion de tablas dinamicas es mas facil que el crearlas nosotros mismos pues ya no hay necesidad de insertar formulas ni funciones pues tambien las realiza Excel..."

LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.


¿QUE SON LAS LISTAS?


Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas. 

 LAS VENTAJAS DE LAS LISTAS

Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.

• Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
• Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint. 

 

COMO CREAR UNA LISTA

1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una lista.

 Nota   También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una lista en el cuadro de diálogo Crear lista.

2. En el menú Datos, elija Lista y, a continuación, haga clic en Crear lista.
3. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La lista tiene encabezados y haga clic en Aceptar.

El indicador de lista resalta el rango de datos seleccionado y se ofrece en la barra de herramientas Lista la funcionalidad más común para listas.

 Nota   Si no ve la barra de herramientas Lista, seleccione el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Lista.

Una vez creada la lista, se identificará mediante un borde azul. Además, se habilitarán automáticamente listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la lista y se agregará la fila de inserción como última fila de la lista. Si elige agregar una fila Total haciendo clic en Alternar fila Total  en la barra de herramientas Lista, se mostrará una fila Total bajo la fila de inserción.

Si selecciona una celda, fila o columna fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva. Una lista inactiva está rodeada por un borde azul y no muestra la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro.

POR QUE SE ORDENA

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.


COMO ORDENAR

La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección. 
 ejemplo:

PARA QUE SE UTILIZAN LOS FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

TIPOS DE CRITERIOS

Todas: despliega todos los registros del campo.

• Diez mejores: muestra un numero determinado de elementos superiores o inferiores.
• Personalizar: abre el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado para que pueda crear criterios.
• Vacías: muestra las filas que no contengan datos en esa columna.
• Valores exactos: muestra solo los registros que contienen este valor exacto en el campo.
• No Vacías: despliega todos los registros con valores que no están en blanco en el campo

  COMO FILTRAR UN TEXTO

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

 

REFLEXION

"Muchas veces tenemos la necesidad de elaborar tablas en Excel pero no siempre contamos con los datos ordenados y el ordenamiento de ellos se convierte en una perdida de tiempo, para ello Excel cuenta con herramientas que nos ayudan a el ordenamiento de ellas con diferentes propiedades y caracteristicas que nosotros mismos vamos a poner..."

GRAFICOS

Cree un gráfico de Excel a partir de una Lista

Como hemos visto en la entrega anterior, Microsoft Excel de Microsoft Office 2003 le permite crear listas para analizar la información contenida en las mismas.

Un beneficio que se deriva de esta nueva funcionalidad es la posibilidad de crear gráficos cuyo origen de datos permanezca dinámicamente relacionado a la lista. Es decir que al agregar nuevos registros, éstos se vean reflejados en el gráfico.

¿Cómo creo un gráfico a partir de una lista?
Primero debe tener creada la lista que dará origen al gráfico, dirigiéndose a la opción “Create List…” del menú Data/ List.

Con la lista activa, es decir, haciendo clic en cualquier celda de la lista, tendrá disponible la barra de herramientas “List and XML”, y dentro de la misma, la opción “Chart Wizard”. Dicha opción lanzará el Asistente para gráficos.

Los pasos siguientes le resultarán familiares si ya ha utilizado gráficos en las versiones anteriores de Microsoft Excel: se le pedirá que especifique el tipo de gráfico, el rango de origen y demás opciones de configuración del gráfico.

Ahora observe que agregando un nuevo registro a la lista, éste será incluido automáticamente en el gráfico.

REFLEXION

"La creacion de listas es de gran ayuda en el ordenamiento de informacion, pero en ocasiones es necesario presentar un grafico que represente la informacion plasmada en la tabla que elaboramos, pues para esto se tiene una herramienta en Excel que con solo seleccionar la informacion deseada y personalizar la grafica a nuestra manera el grafico se elaborara.

Esto como todo lo demas nos facilita el ahorro de tiempo y esfuerzo..."

FUNCION SI

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:

Observa el gráfico.Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento).

Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente:

=SI(C1="Contado";B3*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

Vamos ha hacer otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Apto" o "No Apto". "Apto" si la nota es mayor a 5 y "No Apto" si es menor a 5.

Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo. 

La solución es la siguiente:

Nota: La "Función Si" se puede encadenar: =Si(F2<5;"Insuficiente";si(F2<7;"Aprobado";si(......)

REFLEXION

"No todo sera comparar numeros para obtener un resultado con valor numerico, pues en ocasiones buscamos una solucion como verdadero o falso o una respuesta que sea diferente segun una condicion que nosotros le ordenemos a Excel para este tipo de casos existe la funcion SI, que como todas las funciones nos ayudara a hacer mas facil el trabajo ya que colocamos la funcion y sola la copiamos en las celdas que queramos encontrar dicho resultado..."